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准时知识管理及知识供需的匹配分析

2020-01-12 05:38:33来源:论文阁作者:佚名

导读: 关于政府信息、资源共享及用户分析的论文《准时知识管理及知识供需的匹配分析》,在知识管理研究的基本框架中,应包括5W1H要素,即知识管理研究的主体(Who)、客体或称对象(What)、时间(When)、地点(Where)、原因(Why),以

关于政府信息、资源共享及用户分析的论文《准时知识管理及知识供需的匹配分析》

在知识管理研究的基本框架中,应包括“5W1H”要素,即知识管理研究的主体(Who)、客体或称对象(What)、时间(When)、地点(Where)、原因(Why),以及实务(How)。时间是知识管理研究中的一个重要要素。这是因为知识本身具有一定的时效性(know when),只有在特定时间下的特定主体与客体、特定地点所构成的特定环境下才能够体现出知识的价值。相应地,知识管理也具有时效性。
  正是知识管理的时效性,就必须考虑知识管理的准时性问题。Keesd Huy研究并提出了准时知识管理的概念[1]:准时知识管理(JustInTimeKnowledgeManagement,简称为JIT KM)是将物流概念中的准时制理念融入到知识管理领域,以实现知识供给与知识需求之间匹配过程的最优。美国生产力和质量中心(APQC)在研究知识管理时也强调了知识管理的准时性问题。他们认为,知识管理应该是组织一种有意识采取的战略,它能够保证在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人[2].准时知识管理的研究对于组织进行有效的知识共享、知识传递等知识管理活动具有重要意义。

  1、准时知识管理的目标、理念与准时知识管理模型分析

  1.1 准时知识管理的目标和理念

  准时知识管理应该实现的目标包括[1]:①发现由于知识需求和知识供给之间的不匹配造成的知识缺口并及时地吻合缺口,解决知识供需间不匹配问题;②把市场开发转化为组织中的知识库;③组织有能力将专家们安排到最适合的岗位中;④组织能够预期新的技术开发;⑤降低成本,提高企业竞争优势。

  JIT的理念最早广泛运用于物流管理,融入到知识管理中,就形成准时知识管理的理念。

  1)以人为本的理念。JIT理论认为企业最宝贵的财富不是机器、厂房,也不是产品,而是人。人是企业发展的智慧之源,只有每个人都充分发挥其积极性和创造才能,企业才能创造并获得最大利润,才能保持竞争优势和可持续发展。为此,企业在为提高员工素质而进行培训、制定激励员工工作积极性与主动性的有效薪酬制度、授权等方面应该投入大量精力。准时知识管理也强调“以人为本”,但它具有更深一层的意义。由于人是知识最重要的载体和创造者(特别是对于能够形成企业核心竞争力的隐性类知识),知识离开人的创造性,知识的生产与创新也就无从谈起,知识管理也就失去其意义。因此,JIT KM中的“以人为本”强调充分重视知识员工的自身特点与工作特点,构建灵活的薪酬体系,采取“柔性”的人力资源管理策略和科学有效的激励机制。

  2)降低知识库存,暴露问题,消除浪费的理念。在JIT生产中经常会用到一个隐喻来说明这一理念:行驶在河中的船代表生产过程,为了实现顺利的生产过程(船在河中顺利航行),不出现问题(不会撞到河底的岩石),传统的方法是增加产品库存(提高水位),其结果导致管理水平降低、生产成本增加。而在JIT中,要强制性地暴露问题,就要将库存不断降低(追求零库存),以降低成本。在准时知识管理中也应体现这一理念。尽管一定的知识库存对于知识活动是必要的,但是,可以通过知识库存的降低来消除那些已经过时的、无用的冗余知识库存(包括过多的知识工人和冗余知识),这些冗余知识库存极大地增加了知识生产、知识传递、知识利用、知识保护等知识活动的成本,造成了很大浪费,也严重隐瞒了企业知识管理过程中存在的问题。所以,准时知识管理不追求知识库存水平的一味增加,即知识存量的无限增大,而是追求知识产品生产过程中,能够有效实现知识供给和知识需求准时匹配的最精简的知识库存。可以将传统意义上的JIT生产物流和JIT KM的隐喻进行对比,如表1所示。

  3)准时知识流的理念。知识流是指组织内、外部的知识在不同部门与主体间的流动。知识在大多数企业中分布是不均匀的。通常情况下,知识产生于一个地方而在另一个地方使用。因此,跨越时间、地点、组织的知识流对提高组织的绩效非常关键。准时知识流就是采用一定的措施和手段来保证知识的流动在恰当的时间能够实现知识的需求与供给及时相匹配。

  1.2 准时知识管理模型及其分析

  为了描述未来知识需求和目前知识供给之间的及时匹配问题,Drs.K.Y.deJong和Drs.Ing.W.J.G.P.Wagenaar提出并建立了准时知识管理的模型[3].模型由四个要素构成:知识需求、知识供给、转化和组织。知识需求产生于企业的项目、产品/服务,以及业务过程中。知识供给来源于雇员、团体、组织中。知识供需间的转化(Transformation,是指用以缩小知识需求和知识供给之间缺口的手段,或知识供需间匹配的手段)可以在企业的运作层、战术层和战略层等三个层面上实现。知识供需的转化/匹配过程发生在特定的组织背景下,并受组织核心能力、战略和企业目标的影响。

  该模型说明,未来的知识需求与当前的知识供给之间有一个时间延迟ΔT.不仅未来的知识需求和当前的知识供给之间有时间延迟,其分别与组织背景之间也存在时间延迟。例如一个拥有一定组织文化和员工的组织不会在一夜之间发生知识供给和知识需求的改变。知识供给和知识需求与转化之间也同样存在时间延迟,如建立一个专门技术往往需要几十年的时间。

  支持“未来知识需求和当前知识供给之间的及时匹配”问题的手段很多,例如任务和目标的确定、工作轮换、教育培训、识别核心竞争力、头脑风暴、团队工作、信息平台等等。在组织决定使用何种转化工具进行知识的供需匹配前需要考虑:对这个专门的知识需求作出反应的必要性、转化成本、投资额、自己做还是外包等问题。

  2、知识需求与知识供给分析

  在准时知识管理模型中,知识需求与知识供给是两个重要要素,也是影响其相互之间的匹配问题和企业知识共享效果的关键要素。目前,知识管理研究者在知识供给方面(知识的创新、编码、转移与扩散、共享与交流等)的研究比较多见,但在企业的知识需求以及与之相关的现有知识的完备性、合理性评价、企业知识缺失等方面的研究方献比较少[4].本文研究如何对知识需求与知识供给进行分析。

  2 .1 知识需求分析

  知识需求分析是知识供给分析、知识供需匹配分析的基础。知识需求先于知识供给,它是知识供给的动力,知识供给针对知识需求而存在[5].知识需求分析的关键步骤如下。

  1)识别和预测知识需求。识别和预测企业在目前或未来将要开展的项目、事务过程中需要哪些知识,明确企业目前或未来需要的知识。其中,确定所需知识的类型是识别和预测知识需求的关键,而知识需求的分类依据有三种。

  a.根据知识在企业中的存在形式,企业的知识需求可分为对显性和隐性知识的需求。

  b.根据知识对企业战略性地位的支持力度,企业的知识需求分为对核心知识、先进知识和革新知识的需求[6].核心知识是企业生存所需的最小范围和最低限度的知识,它构成了相对于产业外潜在进入者的竞争优势;先进知识构成了企业在行业内的竞争优势;革新知识是指使企业远远领先于其所在行业的其他竞争对手,从而使企业与其竞争对手严格区分开来的知识。

  c.根据知识需求的来源,可分源于企业的内部与外部的知识需求。源于企业内部的知识需求包括两个方面:①企业在自身发展过程中,即进行扩张、发展、优化、结构变革等过程中产生的知识需求,如企业产品线的扩展、企业要素的优化、战略目标的调整、管理水平上台阶、信息系统建设等;②企业运营中出现问题时产生的知识需求,包括职责混乱、效率低下、士气低落、人员流失、市场份额下滑等。

  源于企业外部的知识需求也可分为两个方面:①企业需要把握的外部环境中存在某些机会时产生的知识需求,机会包括新技术的兴起、新市场出现、用户新需求、新政策公布、竞争对手决策失误等;②企业需要应对外部环境中出现的某些威胁时产生的知识需求,威胁包括对企业不利的政策出台、供货渠道或者销售渠道的变动、产品市场的变迁、环境中某些突发性变化等。

  2)分析企业目前的知识状态。通过知识调查和知识清点,可以收集到关于企业知识的质量、数量、存取、使用、共享、有效性等方面的信息,确定企业实际的和潜在的知识财富,包括对显性和隐性知识的统计、标引和分类,可以客观地识别和评估企业的知识。企业目前知识状态分析的结果可以用知识地图表示,它清楚地揭示了企业知识资源的类型、特征、知识之间的相互关系[7].

  3)分析知识缺口,并确定相应的弥补策略。在以上两步分析的基础上,分析企业知识缺口。企业需要的知识与企业目前所掌握的知识的差异称为知识缺口,可分内部与外部知识缺口[6].由企业自设的内部目标和自有资源之间的差异构成的缺口称为内部知识缺口,企业内部与外部竞争者在知识上的差异构成了外部知识缺口。针对不同的知识缺口,企业应采用不同的知识缺口弥补策略。

  2 .2 知识供给分析

  对知识供给的分析可利用知识供给模型。Burton Jones等人提出了一种知识供给模型[8].知识供给模型能够使个人、企业和学习型组织了解不同部门中影响知识需求的关键因素,它也能够帮助学习型组织识别使他们产品和服务更好地适应动态变化的知识顾客需求的机会。知识供应过程可能比较短,特别是知识工人(即知识工作者)能够依赖和使用已经存在的知识时。但是,当需要提供很多个性化的定制产品时,需要实现为定单而设计,这时需要获取很多新知识,知识供应过程就可能很长。知识供给分析的关键是确定知识供给方的构成和影响企业对内外知识供给方选择的因素。

  1)知识供给方的构成。企业的知识供给方可以分为两大类:内部知识供给方和外部知识供给方;内部包括三个团体,外部包括四个团体。每个团体代表一个不同的供应源或知识市场。

  a.内部供给方,包括核心团体、辅助团体、外围团体。核心团体是指由企业知识工作者构成的群体,负责高水平的知识整合和企业活动的总体方向与协调,并对企业特定活动有着深刻的理解和丰富的经验。核心团体的知识价值很高,能够形成企业的战略且决定其关键活动。辅助团体负责提供控制企业运作职能(例如市场、财务、产品和研发)所需的大量普通或专门知识。辅助团体一个重要特征是企业通常只允许他们中一小部分发展成为核心群体中的成员。因此,在他们之间存在一种健康的竞争。辅助团体的成员可分布在企业的低级管理层到中级管理层之间。外围团体的重要角色是管理外部供应者与顾客这一界面,以及支持企业内部核心知识不被外化这一内部职能。外围团体的知识价值较之核心团体和辅助团体是最低的。

  b.外部供给方,包括临时雇佣工、中介服务工、独立承包商和非独立承包商。临时雇佣工是指与企业有着直接雇佣关系的兼职、临时的工作者。他们支持和补充外围团体,是一种柔性资源。这类工作者主要收入来源于一个或少数几个企业。企业通常需要大量这类人才。中介服务工的工作在外围群体和临时雇佣工群体中,其特征是通过一个独立的中介机构将工人的服务传送给企业。中介服务工包括员工服务代理机构和完全外包服务的提供者。独立的承包商主要处理企业中逻辑上应内化,但由于战略原因而更值得外化的普通和专门知识。独立承包商有着高水平技能,他们的知识对企业的价值也较高。比较而言,他们的知识水平比临时雇佣工高但比非独立承包商要低。从契约角度看,独立承包商的特征是他们与一个或少数几个企业收入关系的独立性。从知识角度看,其特征是一般知识和企业专有知识的结合。对比独立承包商,非独立承包商的特征是缺少依靠特定的企业作为收入的主要来源。他们向需要高水平专有知识的企业的关键部门和其他专业服务部门提供专家支持。其成员主要是独资承包商和为了投标较大项目而联合起来的小型公司。

  2)影响知识供应方选择的关键因素。Burton Jones等认为有三个关键因素影响企业对内外部知识供给的选择[8]:①供应商的知识水平,指供应商提供所需知识在数量和深度方面的相对能力;②知识的企业特征,指所需知识对独有的、无法模仿的、非持续的或高度系统整合于企业中的功能或过程的特殊程度;③知识对企业的价值,指所需的知识对企业战略和经营的重要性。企业应该在考虑三方面因素的基础上对其知识需求确定合适的知识供给方。

  3、知识供需的基于时间的特征对比

  在不同时期,知识需求和知识供给有不同的特征。知识需求会随着时间的增加(短期、中期、长期)愈加难以预测。知识供给的柔性是随时间的增加而增加的。一般而言,企业比较重视短期和中期的知识需求和供给,但是长期的知识需求和供给也严重影响企业实现知识管理长期战略目标的实现。

  4、知识供需不匹配的类型

  知识供需的匹配也称为知识吻合。知识供需的不匹配导致了知识缺口的产生。知识供需间的最优匹配能够减少组织关键过程需要的时间,以及减少成本。组织的柔性及产品服务的质量也会提高[1].知识供需不匹配的类型主要可分为时间、空间以及内容上的不匹配;而准时知识管理主要强调知识供需在时间上的不匹配。

  (1)知识供需时间上的不匹配。主要体现在企业对隐性知识的需求上。对企业来说,要能够及时捕捉知识工人的隐性知识,将其编码化、显性化,并且在需要时及时提供给知识需求方,否则许多有用的知识就会转瞬即逝。知识供需匹配的时间障碍可分为历史性与实时性的。知识仓库和知识地图等知识编码工具可以用于克服历史性的时间障碍,而实时性的时间障碍多存在于如何保持两种工作之间相互协调,以保证合作者之间进行充分、实时的知识交流。用于实现实时交流的工具能够克服实时性的时间障碍。这些工具包括基于Internet的论坛、新闻组及群件技术等[9].

  (2)知识供需空间上的不匹配。随着经济全球化的发展,现代企业在地理上的分布性不断增强,企业必须与客户、供应商进行远程的交流和合作。通常情况下,面对面交谈的知识转移效率是最高的,有利于隐性知识之间的互换。在会谈室中,员工可以就自己想法发表对项目或产品的看法。通过交流想法,员工可以增进相互的了解和信任感,同时在交流过程中,知识也得到共享和交流。但常规的会谈室不能适应企业在地理上分布性的要求。随着网络发展可以建立虚拟交谈室来克服常规交谈室的不足。例如利用群件技术在企业内部网上建立交谈室,由项目经理负责主持讨论,与项目相关的员工可以在交谈室中发表意见以文字或网络会议的方式参与讨论,讨论结束后,由系统自动形成会议档案。

  (3)知识供需内容上的不匹配。是指知识本身的特质对知识供需匹配构成的障碍。组织中存在的知识多种多样,在存在形态、复杂性、专用性及数量方面往往各不相同。有的以显性方式存在,即显性知识,有的以隐性方式存在,即隐性知识;有的复杂,有的简单;有的专用性强,即专门知识,有的普适性好,即普通知识;有的数量大,有的数量小。组织要尽可能减少隐性知识在组织知识中的比例,并减少组织知识的复杂性、专用性及数量。但这对组织来说是比较困难的。

  准时知识管理将准时制(生产)的理念应用于企业的知识管理过程中,其研究正是强调并体现了时间因素对知识需求与知识供给匹配的影响。知识供需间最优的匹配能够减少组织关键过程需要的时间,降低成本。提高组织的柔性及产品服务的质量。准时知识管理目前正处于概念研究和模型改进中。将准时制的理念融入知识管理中是知识管理研究的一种趋势,已出现了准时知识共享、准时知识转移等概念。相信随着准时知识管理的研究进展,准时制会更好地整合到知识管理中,推动更有效的知识管理。

  参考文献

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