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Excel集成服务器对企业信息管理的创新

2020-01-11 21:15:22来源:论文阁作者:佚名

导读: 关于Excel服务器、信息管理及管理创新的论文《Excel集成服务器对企业信息管理的创新》,[摘 要] 信息技术已经促使全球化市场竞争和企业管理模式发生了深刻的变化。企业管理信息化实质是企业对信息资源在深度和广度上的开发利用,

关于Excel服务器、信息管理及管理创新的论文《Excel集成服务器对企业信息管理的创新》

[摘 要] 信息技术已经促使全球化市场竞争和企业管理模式发生了深刻的变化。企业管理信息化实质是企业对信息资源在深度和广度上的开发利用,近年我国推出Excel服务器信息系统设计工具与运行平台,将电子表格Excel和数据库SQL Server集成为一个网络数据业务协同工作环境,用户可以自主、轻松、快速构建适应市场变化的OA、ERP、CRM、SCM等管理信息系统。
  [关键词] Excel服务器 信息管理 管理创新
  
  信息技术的日新月异和新经济的迅猛发展,已经促使全球化市场竞争和企业管理模式发生了深刻的变化。企业管理信息化实质是企业对信息资源在深度和广度上的开发利用,通过ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划)、CRM(Customer Relationship Management,即客户关系管理)、SCM(Supply Chain Management,供应链管理)等软件系统,不断提高生产经营管理的效率和水平,进而提高企业经济效率和竞争力的过程。近年我国也推出Excel服务器企业电子表格集成化的软件系统,它是为企业管理人员设计的一个工具平台,提供了一个没有预先设定具体的业务模块的信息系统的框架,通过企业管理人员把自己实际业务中用到的单据、表格等做成一个个“模板”,加入到框架中,逐步搭建出适合自己管理理念的管理信息系统。
  一、管理信息化的创新与矛盾
  1.ERP等管理信息系统对企业管理的变革与矛盾
  随着企业信息化进程加深,企业往往针对不同的业务系统采用渐进方式采购相应信息系统平台。比如ERP,它是以对整个企业的资源进行规划与控制的信息管理软件系统,它是一种基于企业供应链的管理思想,是在MRPⅡ(Manufacture Resource Planning,制造资源计划)的基础上由面向企业内部转向面向整个供应链,且扩展了管理范围的现代化管理软件工具。无疑,ERP的使用,促进企业管理思想和方法以及企业商业运营模式变革、促进决策的科学化,实现企业管理创新;可以帮助企业实现跨国、多厂的合作经营管理,帮助企业方便地开展网上门货、配货、结算等数字化网上交易,在线客户支持与服务,将极大地改进客户服务效率与质量,实现价值链的增值,提高企业的竞争力,更好地满足顾客的需求。
  然而,不可否认,ERP等管理信息系统对我国许多企业来说,存在着许多管理上的矛盾。ERP是一项浩繁的工程,对于各方面基础较好的企业来说绝非易事;对于管理基础薄弱和数据准备不充分、企业业务流程再造工作粗糙、缺乏自己的ERP队伍或者培训工作不到位的企业,只能把目前的业务逻辑生搬硬套到ERP软件逻辑上,使得软件开发困难,实际应用效能低下,不能很好的体现ERP系统的决策支持功能和优势。以上这些原因,使我国企业使用ERP失败率居高不下,加上ERP很难适应企业不断变化需求,昂贵的ERP的长期成本致使许多中小企业厂商难以承受,对财力雄厚的大企业也感到力不从心。
  2.Excel电子表格的方便性与单一性
  Excel是人们很熟悉的办公和数据处理软件,它提供许多基本的数据处理功能,如排序、筛选、分类汇总、图表等操作, 这些功能为我们处理数据提供了方便。通过使用简单的Excel电子表格软件, 就可以将手工中复杂的数学计算转为简单的对单元格公式的确定, 即用计算机为企业管理建模。许多企事业单位的日常管理工作中,都在大量应用Excel填写各种单据,制作各种统计报表和图表,解决作业研究的多种问题,诸如市场需求预测、生产与库存决策、购销存报表、设备管理中等与生产、制造、分配、财务、工程等有关的问题。
  但Excel在处理数据还存在一些局限性,如要同时处理的数据不在同一张工作表时就无法操作。像财务系统、人力资源系统、考评系统、生产系统等等。这种信息平台的分散开发和引入必然使企业的信息被封存在不同的应用电子表格中,定义和采集相互独立,从而形成了许多信息孤岛,大量有用的信息数据被分散在各个“死角”,不能被有效地利用和共享。就无法有效利用现有的业务系统,同时企业需要花大量的人力、物力采用手工方式在不同的应用系统之间切换进行信息分析。这样不但效率低下,而且容易出错,还造成了企业资源的浪费。
  二、Excel服务器在企业管理的创新
  1.何为Excel服务器
  Excel服务器就是Excel+数据库+网络。将电子表格Excel和数据库SQL Server集成为一个网络数据业务协同工作环境,用户可以自主、轻松、快速构建适应市场变化的OA、ERP、CRM、SCM等管理信息系统。与Excel软件不同,Excel服务器服务于一个组织,通常在企业的网络环境中使用,可以是一个办公室、办公楼内的局域网,也可以是跨省市、地区,连接总部和分公司、办事处的广域网(广域网上的使用需要增加一定的配置)。
  随着信息技术的快速发展,在一个较大规模的信息处理系统中,经常会涉及到源于不同地点,以不同格式存储并隶属于不同数据库管理软件开发的数据信息,不同格式的数据无法集中处理,影响了系统的正常运行;有时数据需要由多种数据管理软件共同处理来完成任务。
  Excel网络化,是把Excel文件存到服务器上通过程序把它的数据能够传到数据库里,当 Excel要同时处理多张工作表中的数据时,使用 SQL Server 共同解决问题。新的Excel报表生成的时候可以从数据库里直接提取出数据来。这样的话可以构成企业以Excel为终端界面的这样一个系统。因为在企业里Excel几乎用的非常之广泛,所以这个东西它就很容易的将企业的Excel连起来,变成网络系统,实现企业信息化。
  2.Excel服务器的特点
  (1)用户自主,易学易用
  由于Excel界面简单、清晰,已经渗透到了每个行业和企业的普通工作人员中了,大部分人都可以无障碍的操作。而Excel服务器是为企事业单位中的管理人员和业务人员设计的工具,不要求用户掌握过多的计算机专业知识。只要会使用Excel,仅需要很少的培训就可掌握使用Excel服务器,懂得业务需求,就能做信息系统。
  (2)按需构建,应用广泛
  Excel服务器不是一种固定的应用软件,不限制应用的行业,不限定所实现的功能,而是根据需要迅速搭建出信息系统的工具和平台。如:生产管理、工资管理、公司的全面管理、进销存业务管理、统计管理、客户关系管理、财务管理等系统。
  (3)数据集成,高效安全
  采用MS SQL Server2000作为系统数据库,相对于仅靠Excel文件夹共享的方式而言,具有丰富的权限管理和安全设置;相对于利用桌面数据库(如Access、FoxPro等)开发的应用软件而言,具有大型关系型数据库具备的事务管理、并发控制、安全管理和效率方面的长处;同时Excel表格上的数据已存储到数据库中,被其他应用程序利用,也可以读取其他应用程序产生的数据(如常用的财务软件中的数据)来制作Excel服务器中的报表。
  (4)随需应变,与时俱进
  信息化是一个持续的过程,而不是某个阶段性的目标。市场和竞争环境在变化,企业生产经营模式在变化,员工素质在提高,信息系统也需要相应地变化、改进和完善。用Excel服务器实现信息化,可以根据组织的实际情况,渐进地来做,起步容易、实施简便、扩展灵活,让信息化的进程和企业发展历程融为一体,让信息系统永远适用、永不落伍。3.Excel在企业管理的作用
  (1)建立一个信息系统。建立一个信息系统所要完成的四个方面:建立部门、角色、用户等基本信息;建立基础数据;管理业务单据;完成统计、汇总、查询。在信息系统通过表间公式在整个企业组织的范围内,设计、规范Excel表格的填写、流转、统计、查阅等相关工作。表间公式使用户能够任意引用权限范围内的企业单位内的业务数据。一个Excel模板可以定义多个表间公式。表间公式可以大大提高工作效率,减少人为错误,降低劳动强度。
  (2)公用数据和信息权限设计与管理,例如,组织机构、人员、角色、系统日志、备份与恢复等统一管理;数据类型、数据规范、用户词典、自动编号规则可以根据权限进行分散管理;业务表单、台帐和报表由用户根据权限设计、管理。大大增强了系统的适应性和可用性。
  (3)实现Web化信息管理。通过设计Excel服务器模板,ESWeb系统支持远程办公的人员,如外地的办事处与总部、分公司与总公司、子公司与母公司等之间的数据报送。可以使用户通过互联网进行填报 、修改、应用表间公式、图表、工作流、交叉表、查询数据和引用外部数据源。
  (4)外部数据源集成。外部数据源可以使用户非常方便地将已有的OA、ERP、CRM、SCM等管理信息系统的数据集成进入Excel服务器,实现数据集成。
  三、Excel服务器的的应用案例
  目前,Excel服务器部分典型用户主要分布在电信、电力、IT、能源、石油、化工、冶金、矿产、金融、保险、制造、贸易、服务等行业。
  1.温州华邦电子有限公司用Excel服务器打造信息管理平台
  温州华邦电子有限公司是一家从事单,双面印刷线路板和电子闪光礼品的生产企业,同时配套IC邦定。自1997年成立至今,华邦以其高质量的服务赢得了众多电子商家的信赖。并先后为海尔,长虹等知名企业生产配套产品。 多年来,华邦依赖严格的科学管理,于2001年顺利通过ISO9001国际质量体系认证。公司可承接PROTEL,PADS,PCAD,Smart-Work 等各类软件设计生成的PCB文件。在管理信息化方面,温州华邦最早投入50万元购买外国软件,但是,这个软件不能适应企业管理不断变化的需要。后来投资2万购买Excel服务器,主要应用订单跟踪、生产进度表、销售日报、库存管理、财务管理等等100多个模板,他们越做越深入,已经把Excel服务器这个软件进入到了生产车间管理的程序。
  2.宁波海力工具有限公司用Excel服务器进行生产管理
  宁波海力工具有限公司是一家专业制造精密气动工具的公司,由于所产工具繁多,生产任务的安排与实施有相当大的难度,产品种类繁杂、制造工艺复杂。无法制定准确的生产计划,难以合理地组织生产,制造资源协调和调配困难。公司在很早就开始注重信息化的建设,早期就上了传统的ERP软件,但原有ERP固化的管理思想和公司现有的现实相冲突。通过勤哲Excel服务器这一管理软件平台设计了生产管理系统,生产模块包括配方管理、装箱清单生成、工作中心管理、工艺管理、物料清单管理、需求管理、MRP计划、生产订单管理、车间控制、订单信息系统,通过自己设计的系统真正的做到了个性化管理,维护好了公司的生产。
  3.北京华夏迅达商贸有限公司用Excel服务器建立市场信息管理网络
  北京华夏迅达商贸有限公司主要经营金乌炭雕、玩具等,在各地级市有终端卖场、专卖店以及总代理。随着公司规模的扩大,业务量急剧上升,终端卖场的数量也在增加,同时产品种类也在增加,一方面,各大卖场每天的订货量和订货的产品种类变化加快;另一方面,总部和分公司终端卖场的分离使得各个办事机构之间的信息传递也不及时,而总部的决策又需要及时的信息,以决定资金的使用和产品的采购。公司决定用信息系统来解决这种局面,希望上了信息系统后能够清楚及时的掌握几百种产品的库存和在各大卖场的销售状况,同时要知道各大卖场总体上的销售状况,从而决定在各个区域采取什么样的商贸政策。于是选择了Excel服务器自主设计信息系统,解决销售和库存问题,首先解决基础信息的问题,建立产品模板和加盟店信息模板。掌握各卖场、专卖店和总代理的销售状况,建立好加盟店订货和退货的模板,各分支机构远程及时填报,这样公司可以及时的掌握各地的销售和补货情况,公司及时制定好销售计划和产品报价,通过信息系统的报表分析可以进行比较准确的市场预测,根据加盟店的订货退货信息,形成单据转交库存,根据订单组织库存的进货和出货,根据自身业务人员建立的信息系统简易实用,很好的解决了目前业务中的销售库存采购问题。
  四、结论和展望
  我国企业管理的信息化建设,引进、应用ERP、CRM、SCM等软件的根本目的就是在学习、研究和应用国外现代企业管理思想和方法的基础上,尽快改变我国落后的企业管理模式,进而建立起一套新的符合市场经济体制的企业管理模式。我国推出的Excel服务器,用户自主、轻松、快速构建适应市场变化的OA、ERP、CRM、SCM等管理信息系统,带动企业信息管理的创新,促使企业管理水平和生产力水平的跨越式发展,必将推动我国新型工业化发展进程。
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